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Organization: UN High Commissioner for Refugees
Closing date: 4 April 2020
Closing date: 4 April 2020
I.
Contexte opérationnel :
L’Associé à l’Administration est responsable de la gestion du bureau en aidant le responsable concerné à s’acquitter des tâches générales d’administration et de gestion des ressources.
L’Associé à l’Administration est supervisé par le Chef de la Sous-Délégation de GAO qui définit les objectifs généraux du travail et fournit des conseils et orientation nécessaires.
Le titulaire peut superviser le personnel de soutien.
Il / elle entretient des contacts fréquents avec le personnel à différents niveaux du bureau et parfois avec le personnel du même niveau dans d'autres lieux d'affectation et / ou au siège;
avec les fournisseurs et / ou les responsables locaux et / ou les partenaires d’exécution sur des sujets pouvant revêtir une importance pour l’Organisation.
Tous les fonctionnaires du HCR sont responsables de l'exécution de leurs tâches, comme indiqué dans leur description de travail.
Ils le font dans les limites de leurs pouvoirs délégués, conformément au cadre réglementaire du HCR, qui comprend la Charte des Nations Unies, le Statut et le Règlement du personnel des Nations Unies, les politiques et les instructions administratives du HCR, ainsi que les cadres de responsabilisation pertinents.
En outre, les fonctionnaires sont tenus de s’acquitter de leurs responsabilités conformément aux compétences fondamentales, fonctionnelles, transversales et de gestion et aux valeurs fondamentales du HCR que sont le professionnalisme, l’intégrité et le respect de la diversité.
Assister le superviseur dans la mise à disposition des ressources (humaines, matérielles et de services) nécessaires pour soutenir les activités quotidiennes du personnel du bureau.
Aider le superviseur à veiller à ce que les locaux du bureau du HCR offrent un environnement de travail sain, sûr et respectueux.
Fournir un soutien Administratif dans les domaines des Finances, des Ressources Administratives et Humaines, ainsi que des données et des enregistrements à jour et précis dans le MSRP et d'autres systèmes.
Fournir une interprétation des règles, procédures et règlements administratifs.
Effectuer le travail du personnel, y compris le traitement des droits, l'émission des contrats, le traitement de divers dossiers et dossiers du personnel.
Participer au recrutement du personnel des Services Généraux pour des tâches non spécialisées, notamment évaluer les candidatures, organiser les examens de recrutement, le cas échéant, organiser des entretiens préliminaires avec les candidats;
Assigner au personnel des Services Généraux les exigences du travail.
Recueillir des informations et aider à mener des enquêtes sur le coût local de la vie, les critères d'indemnité journalière de subsistance, les salaires locaux pour le personnel de bureau et de service, les loyers.
Informer le personnel international des questions administratives générales relatives aux visas, aux licences, à la sécurité;
fournir des conseils et assurer un soutien administratif au besoin.
Organiser et / ou assister à des réunions sur des questions administratives quotidiennes, participer à des discussions sur des procédures et pratiques nouvelles ou révisées, interpréter et évaluer l'impact des changements et faire des recommandations pour des actions de suivi.
Préparer, de sa propre initiative, des correspondances, des rapports, des évaluations et des justifications, le cas échéant, sur des tâches administratives générales ou sur des tâches spécialisées qui peuvent revêtir un caractère confidentiel dans le domaine de responsabilité qui lui est attribué.
Participer à la préparation des budgets de bureau applicables aux frais de personnel et de service, et tenir les registres de contrôle budgétaire nécessaires.
Outre les responsabilités de l'Administration Générale, peut également superviser directement ou indirectement les activités liées à l'entretien des bureaux, la sécurité, les transports et services similaires.
Organiser la réquisition des fournitures et du matériel de bureau, ainsi que le contrôle de la distribution et la tenue des registres d’inventaire appropriés.
Effectuer d'autres tâches connexes selon les besoins.
III.
QUALIFICATIONS MINIMALES ESSENTIELLES ET EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE REQUISE:
Pour les G6 - 6 ans d'expérience pertinente avec un diplôme d'études secondaires plus une formation avancée / un certificat ;
Certificats et / ou licences en Administration des Affaires, Gestion de bureau, Gestion des Ressources Humaines ou autres domaines similaires.
Achèvement des programmes d'apprentissage du HCR ou formation spécifique en rapport avec les fonctions du poste.
Expérience dans les systèmes et les outils de technologie de l'information de Gestion.
Expérience de travail avec les Nations Unies et un environnement multiculturel désirés
Connaissance de l'anglais et / ou de la langue de travail des Nations Unies du lieu d'affectation, si ce n'est l'anglais.
IV.
COMPETENCES SOUHAITEES:
Règles administratives, règlements et procédures de l'ONU / ONU / HCR;
Règlement financier, règles et procédures financières UN-UN / UNHCR
Règles et procédures de passation des marchés du SC-UNHCR
EPM / Budget d'IT-PeopleSoft;
Compétences requises:
Tous les emplois au HCR nécessitent six compétences de base et peuvent également nécessiter des compétences de gestion et / ou des compétences inter fonctionnelles.
Les six compétences de base sont énumérées ci-dessous.
Les compétences de base:ResponsabilitéCommunicationSensibilisation organisationnelleTravail d'équipe et collaborationEngagement pour l'apprentissage continuOrientation client et résultat Compétences de gestion:Gestion des ressources Compétences transversales:Pensée analytiquePlanifier et organiser
Changer la capacité et l'adaptabilité
V.
Eligibilité:
Les candidats doivent être de nationalité malienne ou avoir un permis de travail au Mali
Les membres du personnel interne doivent consulter la Politique et procédures concernant les affectations de personnel recruté sur le plan local (PPAL).
Si vous avez des questions concernant l’éligibilité, vous pouvez également contacter le service des Ressources Humaines en utilisant l’adresse email suivante : mlibarh@unhcr.org
· Candidats internes:
Seuls les candidats qui ont un statut interne peuvent postuler à des postes qui ont été publiés en interne.
Un candidat qui a un statut interne est un fonctionnaire nommé pour une durée indéterminée ou pour une durée déterminée dans n'importe quel lieu d'affectation du pays.
Peuvent également postuler sur des postes publiés en interne et correspondant à leur grade antérieur ou à un grade supérieur, les anciens fonctionnaires ayant eu un contrat indéfini ou déterminé d’au moins 1 an sans interruption s’ils remplissent le critère d’ancienneté dans le grade (2 ans pour les postes de grades GL5 à GL6) durant les 2 ans qui suivent leur séparation.
· Candidats externes :
Les candidats externes doivent répondre aux exigences minimales du poste et les candidats qui ne sont pas citoyens du pays doivent se conformer à toutes les conditions d’éligibilité aux emplois , conformément aux conditions législatives en vigueur dans le pays.
Une rémunération et des avantages sociaux concurrentiels sont offerts.
Pour obtenir des informations sur les traitements, indemnités et avantages des Nations Unies, veuillez consulter le portail de la Commission de la fonction publique internationale à l'adresse suivante: http://icsc.un.org
I.
COMPOSITION DU DOSSIER DE CANDIDATURE :
Les dossiers de candidature doivent comprendre :
· Une lettre de motivation manuscrite signée et adressée à la Représentante ;
· Un curriculum vitae aussi détaillé que possible, portant une adresse électronique ;
· Une notice personnelle (P.11) à jour que vous pouvez télécharger sur le https://www.unhcr.org/recruit/p11new.doc
· Les copies des diplômes ou attestations ;
· Les copies des certificats de travail justifiant l’expérience professionnelle ;
II.
PROCEDURE DE DEPOT DU DOSSIER DE CANDIDATURE :
· Envoyer le dossier de candidature en ligne à l’adresse suivante : mlibarh@unhcr.org
· Taper sur la ligne ‘‘objet’’ les références de l’avis de vacance : «**Associé à L’Administration** AVP N°003/2020 et P.N# 10021095»
· Les pièces à joindre (lettre de motivation, P.11, CV, etc.) devront être sur des fichiers séparés et ne pas dépasser 5 MB.
· Les curriculum vitae doivent fournir le maximum de détails possible et comporter une adresse électronique.
Autres informations :
Quelques critères importants d’élimination systématique de candidature sont les suivants:
Manque du formulaire P.11 (strictement la dernière version du HCR ici présente dans le Site qu’il faut télécharger).
Le formulaire est en Anglais, mais le candidat peut le compléter en français ;
en ligne à l’adresse suivante https://www.unhcr.org/recruit/p11new.doc;
Le P.11 du HCR dernière version obligatoirement dument signé.
Aucune exception ne sera accordée aux candidatures présentées en d’autres versions ou format du P.11,
Seuls les candidats (es) sélectionnés (es) seront convoqués (es) pour un test écrit et une interview directement et à noter que le test écrit est éliminatoire.
Les formalités du recrutement au HCR sont entièrement gratuites et ne doivent faire d’aucun paiement de frais de dossiers à quelque niveau que ce soit.
Le HCR veille à ce que les hommes et les femmes bénéficient des mêmes opportunités en termes de carrière.
A ce titre, les candidatures féminines sont à fortement encouragées.
Le HCR s'est engagé à réaliser la diversité de la main-d'œuvre en termes de genre, de nationalité et de culture.
Toutes les demandes seront traitées avec la plus stricte confidentialité.
L’UNHCR est un environnement NON FUMEUR
Bamako, le 20 mars 2020
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