I.
Contexte opรฉrationnel :L’Associรฉ ร l’Administration est responsable de la gestion du bureau en aidant le responsable concernรฉ ร s’acquitter des tรขches gรฉnรฉrales d’administration et de gestion des ressources.
L’Associรฉ ร l’Administration est supervisรฉ par le Chef de la Sous-Dรฉlรฉgation de GAO qui dรฉfinit les objectifs gรฉnรฉraux du travail et fournit des conseils et orientation nรฉcessaires.
Le titulaire peut superviser le personnel de soutien.
Il / elle entretient des contacts frรฉquents avec le personnel ร diffรฉrents niveaux du bureau et parfois avec le personnel du mรชme niveau dans d'autres lieux d'affectation et / ou au siรจge;
avec les fournisseurs et / ou les responsables locaux et / ou les partenaires d’exรฉcution sur des sujets pouvant revรชtir une importance pour l’Organisation.
Tous les fonctionnaires du HCR sont responsables de l'exรฉcution de leurs tรขches, comme indiquรฉ dans leur description de travail.
Ils le font dans les limites de leurs pouvoirs dรฉlรฉguรฉs, conformรฉment au cadre rรฉglementaire du HCR, qui comprend la Charte des Nations Unies, le Statut et le Rรจglement du personnel des Nations Unies, les politiques et les instructions administratives du HCR, ainsi que les cadres de responsabilisation pertinents.
En outre, les fonctionnaires sont tenus de s’acquitter de leurs responsabilitรฉs conformรฉment aux compรฉtences fondamentales, fonctionnelles, transversales et de gestion et aux valeurs fondamentales du HCR que sont le professionnalisme, l’intรฉgritรฉ et le respect de la diversitรฉ.
Assister le superviseur dans la mise ร disposition des ressources (humaines, matรฉrielles et de services) nรฉcessaires pour soutenir les activitรฉs quotidiennes du personnel du bureau.
Aider le superviseur ร veiller ร ce que les locaux du bureau du HCR offrent un environnement de travail sain, sรปr et respectueux.
Fournir un soutien Administratif dans les domaines des Finances, des Ressources Administratives et Humaines, ainsi que des donnรฉes et des enregistrements ร jour et prรฉcis dans le MSRP et d'autres systรจmes.
Fournir une interprรฉtation des rรจgles, procรฉdures et rรจglements administratifs.
Effectuer le travail du personnel, y compris le traitement des droits, l'รฉmission des contrats, le traitement de divers dossiers et dossiers du personnel.
Participer au recrutement du personnel des Services Gรฉnรฉraux pour des tรขches non spรฉcialisรฉes, notamment รฉvaluer les candidatures, organiser les examens de recrutement, le cas รฉchรฉant, organiser des entretiens prรฉliminaires avec les candidats;
Assigner au personnel des Services Gรฉnรฉraux les exigences du travail.
Recueillir des informations et aider ร mener des enquรชtes sur le coรปt local de la vie, les critรจres d'indemnitรฉ journaliรจre de subsistance, les salaires locaux pour le personnel de bureau et de service, les loyers.
Informer le personnel international des questions administratives gรฉnรฉrales relatives aux visas, aux licences, ร la sรฉcuritรฉ;
fournir des conseils et assurer un soutien administratif au besoin.
Organiser et / ou assister ร des rรฉunions sur des questions administratives quotidiennes, participer ร des discussions sur des procรฉdures et pratiques nouvelles ou rรฉvisรฉes, interprรฉter et รฉvaluer l'impact des changements et faire des recommandations pour des actions de suivi.
Prรฉparer, de sa propre initiative, des correspondances, des rapports, des รฉvaluations et des justifications, le cas รฉchรฉant, sur des tรขches administratives gรฉnรฉrales ou sur des tรขches spรฉcialisรฉes qui peuvent revรชtir un caractรจre confidentiel dans le domaine de responsabilitรฉ qui lui est attribuรฉ.
Participer ร la prรฉparation des budgets de bureau applicables aux frais de personnel et de service, et tenir les registres de contrรดle budgรฉtaire nรฉcessaires.
Outre les responsabilitรฉs de l'Administration Gรฉnรฉrale, peut รฉgalement superviser directement ou indirectement les activitรฉs liรฉes ร l'entretien des bureaux, la sรฉcuritรฉ, les transports et services similaires.
Organiser la rรฉquisition des fournitures et du matรฉriel de bureau, ainsi que le contrรดle de la distribution et la tenue des registres d’inventaire appropriรฉs.
Effectuer d'autres tรขches connexes selon les besoins.
III.
QUALIFICATIONS MINIMALES ESSENTIELLES ET EXPรRIENCE PROFESSIONNELLE REQUISE:Pour les G6 - 6 ans d'expรฉrience pertinente avec un diplรดme d'รฉtudes secondaires plus une formation avancรฉe / un certificat ;
Certificats et / ou licences en Administration des Affaires, Gestion de bureau, Gestion des Ressources Humaines ou autres domaines similaires.
Achรจvement des programmes d'apprentissage du HCR ou formation spรฉcifique en rapport avec les fonctions du poste.
Expรฉrience dans les systรจmes et les outils de technologie de l'information de Gestion.
Expรฉrience de travail avec les Nations Unies et un environnement multiculturel dรฉsirรฉs
Connaissance de l'anglais et / ou de la langue de travail des Nations Unies du lieu d'affectation, si ce n'est l'anglais.
IV.
COMPETENCES SOUHAITEES:Rรจgles administratives, rรจglements et procรฉdures de l'ONU / ONU / HCR;
Rรจglement financier, rรจgles et procรฉdures financiรจres UN-UN / UNHCR
Rรจgles et procรฉdures de passation des marchรฉs du SC-UNHCR
EPM / Budget d'IT-PeopleSoft;
Compรฉtences requises:
Tous les emplois au HCR nรฉcessitent six compรฉtences de base et peuvent รฉgalement nรฉcessiter des compรฉtences de gestion et / ou des compรฉtences inter fonctionnelles.
Les six compรฉtences de base sont รฉnumรฉrรฉes ci-dessous.
Les compรฉtences de base:ResponsabilitรฉCommunicationSensibilisation organisationnelleTravail d'รฉquipe et collaborationEngagement pour l'apprentissage continuOrientation client et rรฉsultat Compรฉtences de gestion:Gestion des ressources Compรฉtences transversales:Pensรฉe analytiquePlanifier et organiser
Changer la capacitรฉ et l'adaptabilitรฉ
V.
Eligibilitรฉ:Les candidats doivent รชtre de nationalitรฉ malienne ou avoir un permis de travail au Mali
Les membres du personnel interne doivent consulter la Politique et procรฉdures concernant les affectations de personnel recrutรฉ sur le plan local (PPAL).
Si vous avez des questions concernant l’รฉligibilitรฉ, vous pouvez รฉgalement contacter le service des Ressources Humaines en utilisant l’adresse email suivante :
mlibarh@unhcr.org· Candidats internes:
Seuls les candidats qui ont un statut interne peuvent postuler ร des postes qui ont รฉtรฉ publiรฉs en interne.
Un candidat qui a un statut interne est un fonctionnaire nommรฉ pour une durรฉe indรฉterminรฉe ou pour une durรฉe dรฉterminรฉe dans n'importe quel lieu d'affectation du pays.
Peuvent รฉgalement postuler sur des postes publiรฉs en interne et correspondant ร leur grade antรฉrieur ou ร un grade supรฉrieur, les anciens fonctionnaires ayant eu un contrat indรฉfini ou dรฉterminรฉ d’au moins 1 an sans interruption s’ils remplissent le critรจre d’anciennetรฉ dans le grade (2 ans pour les postes de grades GL5 ร GL6) durant les 2 ans qui suivent leur sรฉparation.
· Candidats externes :
Les candidats externes doivent rรฉpondre aux exigences minimales du poste et les candidats qui ne sont pas citoyens du pays doivent se conformer ร toutes les conditions d’รฉligibilitรฉ aux emplois , conformรฉment aux conditions lรฉgislatives en vigueur dans le pays.
Une rรฉmunรฉration et des avantages sociaux concurrentiels sont offerts.
Pour obtenir des informations sur les traitements, indemnitรฉs et avantages des Nations Unies, veuillez consulter le portail de la Commission de la fonction publique internationale ร l'adresse suivante:
http://icsc.un.orgI.
COMPOSITION DU DOSSIER DE CANDIDATURE :Les dossiers de candidature doivent comprendre :
· Une lettre de motivation manuscrite signรฉe et adressรฉe ร la Reprรฉsentante ;
· Un curriculum vitae aussi dรฉtaillรฉ que possible, portant une adresse รฉlectronique ;
· Une notice personnelle (P.11) ร jour que vous pouvez tรฉlรฉcharger sur le
https://www.unhcr.org/recruit/p11new.doc· Les copies des diplรดmes ou attestations ;
· Les copies des certificats de travail justifiant l’expรฉrience professionnelle ;
II.
PROCEDURE DE DEPOT DU DOSSIER DE CANDIDATURE :· Envoyer le dossier de candidature en ligne ร l’adresse suivante :
mlibarh@unhcr.org· Taper sur la ligne ‘‘objet’’ les rรฉfรฉrences de l’avis de vacance : «**Associรฉ ร L’Administration** AVP N°003/2020 et P.N# 10021095»
· Les piรจces ร joindre (lettre de motivation, P.11, CV, etc.) devront รชtre sur des fichiers sรฉparรฉs et ne pas dรฉpasser 5 MB.
· Les curriculum vitae doivent fournir le maximum de dรฉtails possible et comporter une adresse รฉlectronique.
Autres informations :Quelques critรจres importants d’รฉlimination systรฉmatique de candidature sont les suivants:
Manque du formulaire P.11 (strictement la derniรจre version du HCR ici prรฉsente dans le Site qu’il faut tรฉlรฉcharger).
Le formulaire est en Anglais, mais le candidat peut le complรฉter en franรงais ;
en ligne ร l’adresse suivante
https://www.unhcr.org/recruit/p11new.doc;
Le P.11 du HCR derniรจre version obligatoirement dument signรฉ.
Aucune exception ne sera accordรฉe aux candidatures prรฉsentรฉes en d’autres versions ou format du P.11,
Seuls les candidats (es) sรฉlectionnรฉs (es) seront convoquรฉs (es) pour un test รฉcrit et une interview directement et ร noter que le test รฉcrit est รฉliminatoire.
Les formalitรฉs du recrutement au HCR sont entiรจrement gratuites et ne doivent faire d’aucun paiement de frais de dossiers ร quelque niveau que ce soit.
Le HCR veille ร ce que les hommes et les femmes bรฉnรฉficient des mรชmes opportunitรฉs en termes de carriรจre.
A ce titre, les candidatures fรฉminines sont ร fortement encouragรฉes.
Le HCR s'est engagรฉ ร rรฉaliser la diversitรฉ de la main-d'ลuvre en termes de genre, de nationalitรฉ et de culture.
Toutes les demandes seront traitรฉes avec la plus stricte confidentialitรฉ.
L’UNHCR est un environnement NON FUMEUR
Bamako, le 20 mars 2020